„Услуги по осигуряване на логистика и организационно-техническа подготовка за провеждане на събития, свързани с дейностите на Дипломатическия институт“

Кратко описание

Обхватът на обществената поръчка включва логистика и организационно-техническа подготовка на събития, в т.ч., но не само: осигуряване на транспорт (с изключение на въздушен); хотелско настаняване; техническо оборудване; осигуряване на хранене и кафе-паузи.
Събитията ще се провеждат на територията на Република България и могат да бъдат в различен формат – конференции, обучения, семинари, обмяна на добри практики, информационни дни, конгреси, кръгли маси, работни срещи, заседания и др.
Организирането и провеждането на събитията трябва да бъде извършено в съответствие с описаните в техническата спецификация изисквания към местата за настаняване, техническото оборудване в местата за провеждане на събитията, организацията на храненето на участниците, транспорта до мястото на провеждане на събитието и др.

Основен обект или място на изпълнение

Събитията ще се провеждат на територията на Република България и могат да бъдат в различен формат – конференции, обучения, семинари, обмяна на добри практики, информационни дни, конгреси и др.

Описание на обществената поръчка

В рамките на обществената поръчка ще бъдат изпълнени дейности, насочени към осигуряване на логистика и организационно-техническа подготовка на различни по естество събития на възложителя, които включват основно, но не само: хотелско настаняване; осигуряване на транспорт (с изключение на въздушен); техническо оборудване; осигуряване на хранене и кафе-паузи; други съпътстващи дейности (ако възникнат такива в хода на изпълнение на поръчката).
Организирането и провеждането на събитията ще бъде извършено в съответствие с описаните в техническата спецификация изисквания към местата за настаняване, техническото оборудване в местата за провеждане на събитията, организацията на храненето на участниците, транспорта до мястото на провеждане на събитието и др.
Параметрите относно дадено събитие ще се посочват от възложителя във всяка конкретна заявка.
В зависимост от конкретните нужди и наличния финансов ресурс по поръчката възложителят може да възложи организацията и провеждането на всички или част от планираните събития (посочените в техническата спецификация към Таблицата с индикативни събития, ), както и други за нуждите на планираните в поръчката мероприятия в рамките на бюджета на обществената поръчка.
Всички посочени в спецификацията видове, бройки, стойности и дати са индикативни. Това се обуславя от обстоятелството, че към момента на обявяване на поръчката възложителят е на етап подготовка на горепосочените мероприятия и не може конкретно да се посочат в окончателен вариант вид и брой на събитията, брой участници, прогнозна стойност на събитията или времеви график за тяхното планиране и изпълнение.

Допълнителна информация

Възложителят ще отстрани от участие в процедура за възлагане на обществена поръчка участник, за когото е налице някое от основанията по чл. 54, ал. 1, чл. 55, ал. 1, т. 1 и чл. 107 от ЗОП, възникнало преди или по време на процедурата и когато в случаите по чл. 56, ал. 2 от ЗОП е преценил, че предприетите мерки не са достатъчни, за да се гарантира надеждността на участника.

Списък и кратко описание на условията

1. Участниците в процедурата следва да притежават валидна регистрация за извършване на туроператорска и/или туристическа агентска дейност в съответствие с чл. 61 от Закона за туризма (ЗТ) (изм. и доп. ДВ. бр. 21 от 12 март 2021 г.) и да са вписани в Регистъра на туроператорите и туристическите агенти или да са лица по чл. 62 от Закона за туризма.
При участие на чуждестранни лица същите следва да са вписани в аналогични регистри съгласно законодателството на държавата, в която са установени, или да притежават аналогично разрешение или членство в определена организация съгласно законодателството на държавата, в която участникът е установен.
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно годността (правоспособността) за упражняване на професионална дейност, в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, Раздел А „Годност”, поле „Вписване в съответен професионален регистър“ чрез посочване на реквизитите (№, валидност, код, URL, издаден(о) от… и др.).
Участниците следва да удостоверят съответствието си с минималните изисквания към годност (правоспособност) за упражняване на професионална дейност с представяне на заверено копие на документ за регистрация в Регистъра на туроператорите и туристическите агенти съгласно чл. 61 от Закона за туризма.
При участие на чуждестранни лица, същите следва да представят заверено копие от еквивалентен документ съгласно законодателството на държавата, в която са установени в превод на български език.

Списък и кратко описание на критериите за подбор

1. Участниците следва да са реализирали минимален оборот в сферата, попадаща в обхвата на поръчката, общо за последните три приключили към момента на подаване на офертата финансови години в зависимост от датата, на която участникът е създаден или е започнал дейността си, в размер не по-малък от 200 000 лв.
Оборот в сферата, попадаща в обхвата на поръчката, е оборот, реализиран от изпълнението на комплекс от дейности (например: резервации и/или осигуряване на нощувки, и/или осигуряване на транспорт, и/или конферентна техника, и/или осигуряване на кетъринг, и/или други дейности), свързани с осигуряване и/или организиране, и/или провеждане на събития, и/или конференции, и/или семинари, и/или информационни кампании, и/или кръгли маси, и/или работни срещи, и/или форуми.
Документът за доказване съответствието с поставените изисквания към икономическото и финансово състояние на участниците е справка за оборота в сферата, попадаща в обхвата на поръчката, която да обхваща последните три приключили към момента на подаване на офертата финансови години в зависимост от датата, на която участникът е създаден или е започнал дейността си.
Когато по основателна причина участник не е в състояние да представи поисканите от възложителя документи, той може да докаже своето икономическо и финансово състояние с помощта на всеки друг документ, който възложителят приеме за подходящ.
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно реализирания минимален оборот в сферата попадащ в обхвата на поръчката в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор“, Раздел Б „Икономическо и финансово състояние“, поле „Конкретен годишен оборот“.
2. Участниците в процедурата за възлагане на настоящата обществена поръчка следва да разполагат с валидна застраховка „Професионална отговорност” – „Отговорност на туроператора” в съответствие с чл. 97, ал. 1 от Закона за туризма.
Задължителната застраховка „Отговорност на туроператора“ следва да бъде сключена в съответствие с условията и минималните лимити, определени в Наредбата за условията и реда за сключване на договор за задължителна застраховка „Отговорност на туроператора“. При участие на чуждестранни лица се изисква валиден еквивалентен документ, съгласно националното им законодателство.
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно притежаваната застраховка „Професионална отговорност” – „Отговорност на туроператора” в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, Раздел Б „Икономическо и финансово състояние”, поле „Застрахователна полица за риск „професионална отговорност“ чрез посочване на реквизитите (№, валидност, код, URL, издаден(о) от… и др.).
Документът за доказване съответствието с поставените изисквания към икономическото и финансово състояние на участниците е заверено копие от полица за задължителна застраховка „Отговорност на туроператора“, издадена от застраховател по смисъла на Кодекса за застраховането или заверено копие на удостоверение от такъв застраховател, от който/което е видно, че участникът има действаща и валидна застраховка по чл. 97, ал. 1 от Закона за туризма.

Забележка 1: Изискуемият оборот се изчислява на база на годишните обороти по смисъла на §2, т. 67 от ДР на ЗОП, според който: „Оборот в сферата, попадаща в обхвата на поръчката" е сума, равна на частта от нетните приходи от продажби, реализирана от дейност, попадащи в обхвата на обществената поръчка“.
Забележка 2: Посоченото изискване за минимален оборот в сферата, попадаща в обхвата на поръчката, е въведено от възложителя с цел да се гарантира, че участниците са изпълнявали по занятие, а не инцидентно услугите, включени в обхвата на поръчката, т.е. специфичният оборот дава увереност на възложителя, че участникът е специализиран в определена дейност и в последните три приключили финансови години е доставил сходни услуги.

Списък и кратко описание на критериите за подбор

1. Участникът следва да е изпълнил най-малко една дейност с предмет, идентичен или сходен с този на поръчката, за последните три години от датата на подаване на офертата (в зависимост от датата, на която участникът е учреден или е започнал дейността си).
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно притежавания опит в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, Раздел В „Технически и професионални способности“, подраздел „За поръчки за услуги: извършени услуги от конкретния вид“ (попълват се подробно полетата „Описание“, „Сума“, „Начална дата“, „Крайна дата“, „Получатели“).
2. Участникът трябва да разполага с екип с определена професионална компетентност, за да гарантира качественото изпълнение на възложените му задължения. Участникът трябва да предложи квалифицирани експерти, които притежават необходимата експертиза за предоставянето на заявените услуги, съгласно предмета на обществената поръчка.
Минималният брой на ключовите експерти е 3 (три), както следва:
- Ключов експерт 1: Ръководител на екипа – 1 (един) експерт
Ръководителят на екипа ще бъде отговорен за цялостното изпълнение на договора, включително за управлението, организацията и контрола на изпълнението на всички дейности, свързани с организирането и провеждането на всяко едно мероприятие/събитие в страната. Ръководителят ще координира изготвянето на документи във връзка с изпълнението на всяко едно мероприятие/събитие, ще отговаря за координацията с възложителя и други заинтересовани страни, както и ще присъства и/или съответно определя експерт/и за присъствие през цялото време на мероприятието/събитието с цел безпроблемно протичане на мероприятието/събитието. Ръководителят ще гарантира също своевременното и ефективно изпълнение на дейностите в съответствие с техническата спецификация.
- Ключов експерт 2 „Логистично осигуряване на мероприятия/събития” – 2 (двама) експерти
Ключовите експерти ще отговарят за изпълнението на конкретните дейности съгласно техническата спецификация, като участват в обезпечаването на всяко едно мероприятие/събитие, ще участват в изготвянето на документи във връзка с изпълнението на всяко едно мероприятие/събитие, ще осъществяват координация с възложителя и други заинтересовани страни и ще присъстват през цялото време на мероприятието/събитието с цел безпроблемно протичане на мероприятието/събитието.
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно лицата, които са на разположение за изпълнение на поръчката и съответствието им с изискванията на възложителя, описани по-горе, в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, раздел В „Технически и професионални способности”, подраздел „Образователна и професионална квалификация“. В ЕЕДОП участниците следва да посочат състава от специалисти, които ще изпълняват поръчката, както и данни за придобитото от тях образование и професионална компетентност по смисъла на § 2, т. 41 от ДР на ЗОП.
3. Участникът следва да притежава валиден сертификат за внедрена система за управление на качеството в областта на предмета на настоящата обществена поръчка, съгласно стандарта БДС EN ISO 9001:2015 или еквивалентен сертификат или други доказателства за наличие на еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно притежавания сертификат в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, Раздел Г „Схеми за осигуряване на качеството и стандарти за екологично управление“ с посочване на данни за: обхват, номер и дата на издаване, орган, който го е издал, валидност на сертификата и ако има публичен достъп до сертификата, да посочи валиден линк към съответен/тни сайт/ове за справка.
Възложителят приема еквивалентни сертификати, издадени от органи, установени в други държави членки, както и други доказателства за еквивалентни мерки.

Условия за участие (технически и професионални способности)

Под „сходен предмет“ следва да се разбира изпълнението на дейности/услуги/договори, свързани с услуги по организиране на събития с включени поне една от следните дейности: настаняване, хранене, транспорт, включващо и предоставяне на спомагателни дейности по провеждане на събития (напр. осигуряване на техника и оборудване и др.).
„Изпълнена“ е тази дейност, чието изпълнение е приключило в рамките на 3 години от датата на подаване на офертата, независимо от датата на възлагането ѝ, и резултатът от нея е надлежно приет от възложителя.
Минималните изисквания към ключовите експерти са, както следва:
Минимални изисквания към Ключов експерт 1 - Ръководител на екипа:
Образование и квалификация - Ръководителят на екипа следва да притежава висше образование с образователно-квалификационна степен минимум „бакалавър” или еквивалентна образователна степен, придобита в чужбина. Област на висше образование: „Социални, стопански и правни науки”, съгласно Класификатора на областите на висше образование и професионалните направления, утвърден с Постановление № 125 на Министерския съвет от 24.06.2002 г. (ПМС № 125/24.06.2002 г.) за утвърждаване класификатор на областите на висше образование и професионални направления, или еквивалентна.
Забележка: за изпълнение на изискванията за образование се приема и висше образование, придобито преди влизането в сила на ПМС № 125 от 2002 г., когато е в област и/или направление, едноименни/еквивалентни на посочените по-горе.
Специфичен професионален опит - участие като ръководител на екип или друга еквивалентна ръководна позиция при изпълнението на минимум 1 (една) дейност, свързана с осигуряване и/или организиране, и/или провеждане на събития и/или конференции, и/или семинари, и/или информационни кампании, и/или кръгли маси, и/или работни срещи, и/или форуми.
Минимални изисквания към Ключов експерт 2 „Логистично осигуряване на мероприятия/събития“ – 2 (двама) експерти:
Общ професионален опит – най-малко 1 (една) година опит в организиране на дейности, свързани с осигуряване и/или организиране, и/или провеждане на събития и/или конференции, и/или семинари, и/или информационни кампании, и/или кръгли маси, и/или работни срещи, и/или форуми.
Забележка 1: „професионална компетентност" е наличието на знания, получени чрез образование или допълнителна квалификация, и/или на умения, усвоени в процеса на упражняване на определена длъжност или позиция в изпълнение на трудови, служебни или граждански правоотношения.
Забележка 2: посоченото изискване за минимален брой ключови експерти е въведено от възложителя предвид възможността за провеждане на няколко събития едновременно в рамките на различни населени места.
При подписване на договора избраният изпълнител удостоверя съответствието си с минималните изисквания относно персонала/екипа за изпълнение на поръчката съгласно чл. 64, ал. 1, т. 6 от ЗОП – с представяне на списък на персонала, който ще изпълнява поръчката, и/или на членовете на ръководния състав, които ще отговарят за изпълнението, както и документи, които доказват професионална компетентност на лицата. Списъкът на персонала, който ще изпълнява поръчката, включва: позиция в екипа; име, презиме и фамилия на лицето; образование (когато е приложимо); придобит стаж (когато е приложимо); притежавани сертификати (когато е приложимо); дейности, при изпълнението на които лицето е придобило изискуемия опит (когато е приложимо).
В СЪОТВЕТСТВИЕ С ЧЛ. 112, АЛ. 1, Т. 2 ОТ ЗОП УЧАСТНИКЪТ, ОПРЕДЕЛЕН ЗА ИЗПЪЛНИТЕЛ, ПРИ ПОДПИСВАНЕ НА ДОГОВОРА ПРЕДСТАВЯ ДОКУМЕНТИ ПО ЧЛ. 58 ОТ ЗОП, УДОСТОВЕРЯВАЩИ ЛИПСАТА НА ОСНОВАНИЯТА ЗА ОТСТРАНЯВАНЕ ОТ ПРОЦЕДУРАТА, КАКТО И ДОКУМЕНТИ ЗА СЪОТВЕТСТВИЕТО С ПОСТАВЕНИТЕ КРИТЕРИИ ЗА ПОДБОР, ВКЛЮЧИТЕЛНО ЗА ТРЕТИТЕ ЛИЦА И ПОДИЗПЪЛНИТЕЛИТЕ, АКО ИМА ТАКИВА, КАКТО И ВСИЧКИ ДОКУМЕНТИ ПО ЧЛ. 112, АЛ. 1 ОТ ЗОП.

Условия за изпълнение на договора

Обществената поръчка се възлага въз основа на икономически най-изгодната оферта, която се определя по критерия „най-ниска цена“ съгласно чл. 70, ал. 2, т. 1 от ЗОП, по посочената в ценовото предложение (Образец № 4) „ОБЩА СТОЙНОСТ НА ЕДИНИЧНИТЕ ЦЕНИ“ и процент печалба.
Максимално допустимият процент печалба, който участниците могат да предложат за цените на услугите, които могат да бъдат възлагани в изпълнение на договора, но за които няма установени цени в ценовото предложение, е 20 (двадесет) % (за услугите по т. 9.1 от техническата спецификация).
При изчислението на критерия „най-ниска цена“ възложителят ще приложи следната формула, която включва:
а) посочената в ценовото предложение на участника „ОБЩА СТОЙНОСТ НА ЕДИНИЧНИТЕ ЦЕНИ“ и
б) предложеният от участника процент печалба за цените на услугите, които могат да бъдат възлагани в изпълнение на договора, но за които няма установени цени в ценовото предложение:
Ц0 = (Цнай-ниска /Цу-к) х 80 + (Пнай-ниска/Пу-к) х 20.

1. Мотиви за невъзможност за разделяне на предмета на поръчката на обособени позиции
Взаимната обвързаност между дейностите, включени в предмета на поръчката, предпоставят възлагането на обществената поръчка на един изпълнител и не позволяват разделянето ѝ на обособени позиции. Възложителят приема за целесъобразно целият предмет на поръчката да бъде извършен от един изпълнител, респективно да не бъде разделян на отделни обособени позиции. Освен това разделянето на дейностите в отделни обособени позиции би довело до значителни затруднения в изпълнението и влошаване на качеството. Организацията на работния процес, технологичната последователност и качественото изпълнение обуславят необходимостта дейностите да се извършат от един изпълнител, като координирането на различни изпълнители би могло сериозно да застраши навременното и качествено изпълнение на поръчката. Това се обуславя от факта, че всички дейности, които следва да се реализират в рамките на изпълнение на договора, са от такова естество и са взаимосвързани по начин и в степен, които при разделяне на позиции биха довели до съществени затруднения за постигане на желания краен резултат. Предвид изложените съображения и с оглед основната цел на закона за постигане на ефективност при разходване на публични средства, разделянето на обществената поръчка на обособени позиции не е целесъобразно.
2. Гаранция за изпълнение
Гаранцията следва да е със срок на валидност 30 дни след изтичане срока на договора.
Участникът, определен за изпълнител, избира сам формата на гаранцията за изпълнение. Когато избраният изпълнител е обединение, което не е юридическо лице, всеки от съдружниците в него може да е наредител по банковата гаранция, съответно вносител на сумата по гаранцията или титуляр на застраховката.
Разходите по откриването и поддържането на банковата гаранция са за сметка на изпълнителя. Изпълнителят трябва да предвиди и заплати своите такси по откриване и обслужване на гаранцията така, че размерът на получената от възложителя гаранция да не бъде по-малък от определения в настоящата поръчка.
Когато определеният за изпълнител е чуждестранно физическо или юридическо лице или техни обединения, документите по гаранцията за изпълнение се представят и в превод на български език.
Гаранцията за изпълнение на договора за възлагане на обществена поръчка се освобождава и удължава или задържа съгласно условията и сроковете, определени в проекта на договора.
3. Трети лица
Участниците могат да се позоват на капацитета на трети лица, независимо от правната връзка между тях, по отношение на критериите, свързани с технически и професионални способности.
4. Подизпълнители
Участниците посочват в офертата подизпълнителите и дела от поръчката, който ще им възложат, ако възнамеряват да използват такива. В този случай те трябва да представят доказателство за поетите от подизпълнителите задължения.
Подизпълнителите трябва да отговарят на съответните критерии за подбор съобразно вида и дела от поръчката, който ще изпълняват, и за тях да не са налице основания за отстраняване от процедурата. Възложителят ще изисква замяна на подизпълнител, който не отговаря на тези условия.
Независимо от възможността за използване на подизпълнители отговорността за изпълнение на договора за обществена поръчка е на изпълнителя.
5. Обединение
В случай че участник участва като обединение, което не е регистрирано като самостоятелно юридическо лице, съответствието с критериите за подбор се доказва от обединението участник, а не от всяко от лицата, включени в него, с изключение на съответна регистрация, представяне на сертификат или друго условие, необходимо за изпълнение на поръчката, съгласно изискванията на нормативен или административен акт и съобразно разпределението на участието на лицата при изпълнение на дейностите, предвидено в договора за създаване на обединението.