„Организиране и провеждане на събития, хотелско настаняване и транспорт за нуждите на ПУ „Паисий Хилендарски“, Филиал – Смолян и Филиал „Любен Каравелов“ - Кърджали“

Кратко описание

Целта на обществената поръчка е избор на изпълнител за осигуряване на логистика и организационно-техническа подготовка при провеждането на различни събития, свързани с дейността на Университета.
Логистиката и организационно-техническата подготовка включват: хотелско настаняване, осигуряване на оборудвани конферентни зали, транспорт, хранене, кафе-паузи, други съпътстващи дейности.
Ориентировъчният обем на поръчката, определен от Възложителя към датата на откриване на обществената поръчка, е организиране на около 30 (тридесет) изнесени семинара извън територията на гр. Пловдив годишно и съответно организиране на около 10 (десет) официални събития годишно на територията на гр. Пловдив.
Подробните изисквания към изпълнението на поръчката са посочени в Техническата спецификация, неразделна част от документацията за обществената поръчка.
Основни дейности, включени в обхвата на поръчката:
- Дейност 1: Осигуряване на хотелско настаняване;
- Дейност 2: Осигуряване на зали/подходящи помещения;
- Дейност 3: Осигуряване на техническо оборудване;
- Дейност 4: Осигуряването на хранене и кафе-паузи;
- Дейност 5: Осигуряване на транспорт;
- Дейност 6: Обезпечаване на събитието (регистрация, материали, превод и други).

Списък и кратко описание на правилата и критериите

Участниците в процедурата следва да притежават валидна регистрация за извършване на туроператорска и/или туристическа агентска дейност в съответствие с чл. 61 от Закона за туризма (ЗТ) (посл. изм. ДВ. бр.70 от 20.08.2024 г.) и да са вписани в Регистъра на туроператорите и туристическите агенти или да са лица по чл. 62 от Закона за туризма. При участие на чуждестранни лица същите следва да са вписани в аналогични регистри съгласно законодателството на държавата, в която са установени, или да притежават аналогично разрешение или членство в определена организация съгласно законодателството на държавата, в която участникът е установен.
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно годността (правоспособността) за упражняване на професионална дейност, в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, Раздел А „Годност”, поле „Вписване в съответен професионален регистър“ чрез посочване на реквизитите (№, валидност, код, URL, издаден(о) от… и др.).
Преди сключване на договор, избраният за изпълнител участник удостоверява съответствието си с минималните изисквания към годност (правоспособност) за упражняване на професионална дейност с представяне на заверено копие на документ за регистрация в Регистъра на туроператорите и туристическите агенти съгласно чл. 61 от Закона за туризма. При участие на чуждестранни лица, същите следва да представят заверено копие от еквивалентен документ съгласно законодателството на държавата, в която са установени в превод на български език.
На основание чл. 67, ал. 5 от ЗОП възложителят може да изисква по всяко време след отварянето на заявленията за участие или офертите представяне на всички или част от документите, чрез които се доказва информацията, посочена в ЕЕДОП, когато това е необходимо за законосъобразното провеждане на поръчката.
В съответствие с чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП участникът, определен за изпълнител, при подписване на договора представя документи по чл. 58 от ЗОП, удостоверяващи липсата на основанията за отстраняване от процедурата, както и документи за съответствието с поставеният критерий за подбор, включително за третите лица и подизпълнителите, ако има такива.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

Участниците в процедурата за възлагане на настоящата обществена поръчка следва да разполагат с валидна застраховка „Професионална отговорност” – „Отговорност на туроператора” в съответствие с чл. 97, ал. 1 от Закона за туризма.
Задължителната застраховка „Отговорност на туроператора“ следва да бъде сключена в съответствие с условията и минималните лимити, определени в Наредбата за условията и реда за сключване на договор за задължителна застраховка „Отговорност на туроператора“. При участие на чуждестранни лица се изисква валиден еквивалентен документ, съгласно националното им законодателство.
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно притежаваната застраховка „Професионална отговорност” – „Отговорност на туроператора” в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, Раздел Б „Икономическо и финансово състояние”, поле „Застрахователна полица за риск „професионална отговорност“ чрез посочване на реквизитите (№, валидност, код, URL, издаден(о) от… и др.).
Документът за доказване съответствието с поставените изисквания към икономическото и финансово състояние на участниците е заверено копие от полица за задължителна застраховка „Отговорност на туроператора“, издадена от застраховател по смисъла на Кодекса за застраховането или заверено копие на удостоверение от такъв застраховател, от който/което е видно, че участникът има действаща и валидна застраховка по чл. 97, ал. 1 от Закона за туризма.
На основание чл. 67, ал. 5 от ЗОП Възложителят може да изисква по всяко време след отварянето на заявленията за участие или офертите представяне на всички или част от документите, чрез които се доказва информацията, посочена в ЕЕДОП, когато това е необходимо за законосъобразното провеждане на поръчката.
В съответствие с чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП участникът, определен за изпълнител, при подписване на договора представя документи по чл. 58 от ЗОП, удостоверяващи липсата на основанията за отстраняване от процедурата, както и документи за съответствието с поставеният критерий за подбор, включително за третите лица и подизпълнителите, ако има такива.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

Участникът следва да е изпълнил най-малко една дейност с предмет, идентичен или сходен с този на поръчката, за последните три години от датата на подаване на офертата (в зависимост от датата, на която участникът е учреден или е започнал дейността си).
Възложителят не поставя изискване за сходен обем изпълнени дейности.
Под „сходен с предмет на поръчката“ следва да се разбира изпълнението на услуги по организиране на събития с включени поне една от следните дейности: настаняване, хранене, транспорт, както и предоставяне на спомагателни дейности по провеждане на събития (напр. осигуряване на техника и оборудване и др.).
При подаване на офертата участниците посочват информацията относно притежавания опит в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, Раздел В „Технически и професионални способности“, подраздел „За поръчки за услуги: извършени услуги от конкретния вид“ (попълват се подробно полетата „Описание“, „Сума“, „Начална дата“, „Крайна дата“, „Получатели“).
Документите за доказване съответствието с поставените изисквания към техническите и професионалните способности на участниците са в съответствие с чл. 64, ал. 1, т. 2 от ЗОП.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

Участникът трябва да разполага с екип с определена професионална компетентност, за да гарантира качественото изпълнение на възложените му задължения. Участникът трябва да предложи квалифицирани експерти, които притежават необходимата експертиза за предоставянето на заявените услуги, съгласно предмета на обществената поръчка.
Минималният брой на ключовите експерти е 2 (двама), както следва:
- Ключов експерт 1 „Ръководител на екип“ – 1 (един) експерт
Ръководителят на екипа ще бъде отговорен за цялостното изпълнение на договора, включително за управлението, организацията и контрола на изпълнението на всички дейности, свързани с организирането и провеждането на всяко едно мероприятие/събитие. Ръководителят ще координира изготвянето на документи във връзка с изпълнението на всяко едно мероприятие/събитие, ще отговаря за координацията с възложителя и други заинтересовани страни, както и ще присъства и/или съответно определя експерт/и за присъствие през цялото време на мероприятието/събитието с цел безпроблемно протичане на мероприятието/събитието. Ръководителят ще гарантира също своевременното и ефективно изпълнение на дейностите в съответствие с техническата спецификация.
Минимални изисквания към Ключов експерт 1 „Ръководител на екип“:
Специфичен професионален опит - участие като ръководител на екип или друга еквивалентна ръководна позиция при изпълнението на минимум 1 (една) дейност, свързана с осигуряване и/или организиране, и/или провеждане на събития и/или конференции, и/или семинари, и/или информационни кампании, и/или кръгли маси, и/или работни срещи, и/или форуми.

- Ключов експерт 2 „Логистично осигуряване на мероприятия/събития” – мин. 1 (един) експерт
Ключовият експерт „Логистично осигуряване на мероприятие/събитие“ ще отговаря за изпълнението на конкретните дейности съгласно техническата спецификация, като участва в обезпечаването на всяко едно мероприятие/събитие, ще участва в изготвянето на документи във връзка с изпълнението на всяко едно мероприятие/събитие, ще осъществява координация с възложителя и други заинтересовани страни и ще присъства през цялото време на мероприятието/събитието с цел безпроблемно протичане на мероприятието/събитието.
Минимални изисквания към Ключов експерт 2 „Логистично осигуряване на мероприятия/събития“:
Специфичен професионален опит – най-малко 1 (една) година опит като участник в екип за организиране на дейности, свързани с осигуряване и/или организиране, и/или провеждане на събития и/или конференции, и/или семинари, и/или информационни кампании, и/или кръгли маси, и/или работни срещи, и/или форуми.

При подаване на офертата участниците посочват информацията относно лицата, които са на разположение за изпълнение на поръчката и съответствието им с изискванията на възложителя, описани по-горе, в ЕЕДОП, Част IV „Критерии за подбор”, раздел В „Технически и професионални способности”, подраздел „Образователна и професионална квалификация“.
В ЕЕДОП участниците следва да посочат състава от специалисти, които ще изпълняват поръчката, както и данни за придобитото от тях образование и професионална компетентност по смисъла на § 2, т. 41 от ДР на ЗОП.
Забележка: „професионална компетентност" е наличието на знания, получени чрез образование или допълнителна квалификация, и/или на умения, усвоени в процеса на упражняване на определена длъжност или позиция в изпълнение на трудови, служебни или граждански правоотношения.
Забележка: посоченото изискване за минимален брой ключови експерти е въведено от възложителя предвид възможността за провеждане на няколко събития едновременно в рамките на различни населени места.
При подписване на договора избраният изпълнител удостоверява съответствието си с минималните изисквания относно персонала/екипа за изпълнение на поръчката съгласно чл. 64, ал. 1, т. 6 от ЗОП – с представяне на списък на персонала, който ще изпълнява поръчката, и/или на членовете на ръководния състав, които ще отговарят за изпълнението, както и документи, които доказват професионална компетентност на лицата. Списъкът на персонала, който ще изпълнява поръчката, включва: позиция в екипа; име, презиме и фамилия на лицето; образование (когато е приложимо); придобит стаж (когато е приложимо); притежавани сертификати (когато е приложимо); дейности, при изпълнението на които лицето е придобило изискуемия опит (когато е приложимо).

Допълнителна информация

Финансирането за изпълнение на поръчката ще се осъществи с бюджетни средства на Пловдивски университет „Паисий Хилендарски“ и прилежащите му структури /филиали, факултети, звена/.
Посочената прогнозна стойност за настоящата обществена поръчка е максимално разполагаемия финансов ресурс на Възложителя за изпълнение предмета на обществената поръчка.
Договорът за изпълнение на обществената поръчка се сключва на прогнозната стойност на поръчката. В този смисъл, прогнозната стойност на поръчката се явява обща стойност на договора.
Услугите, предмет на обществената поръчка, ще се извършват при възникнала необходимост и по заявка от страна на Пловдивски университет „Паисий Хилендарски“ в рамките на определения максимален прогнозен финансов ресурс. Възложителят ще подава заявки за конкретни услуги по предмета на договора съобразно нуждите на ПУ „Паисий Хилендарски“ и прилежащите му структури /филиали, факултети, звена/, като си запазва правото да не изчерпи изцяло посочената стойност на поръчката.
Срокът за изпълнение на договора за възлагане на обществената поръчка е до 12 (дванадесет) месеца, считано от датата на от сключване или до изчерпване на финансовия ресурс на Възложителя, което от двете обстоятелства настъпи първо.
Настоящата процедура е основната част от обществена поръчка с предмет: „Организиране и провеждане на събития, хотелско настаняване и транспорт за нуждите на ПУ „Паисий Хилендарски“, Филиал – Смолян и Филиал „Любен Каравелов“ - Кърджали“, включваща следните обособени позиции:
-Обособена позиция № 1: „Организиране и провеждане на събития, хотелско настаняване и транспорт за нуждите на ПУ „Паисий Хилендарски“, Филиал – Смолян и Филиал „Любен Каравелов“ - Кърджали“
-Обособена позиция № 2: „Организиране и провеждане на Международна научна конференция „Физика – Инженерство – Технологии“ (ISC PET’26), International Scientific Conference "Physics-Engineering-Technology" 22-24 April 2026“.
На основание чл.21, ал.6 от ЗОП възложителят възлага обособена позиция № 2 „Организиране и провеждане на Международна научна конференция „Физика – Инженерство – Технологии“ (ISC PET’26), International Scientific Conference "Physics-Engineering-Technology" 22-24 April 2026“ по реда валиден за индивидуалната й прогнозна стойност.
Мотиви: Обособената позиция е част от обществена поръчка с предмет: „Организиране и провеждане на събития, хотелско настаняване и транспорт за нуждите на ПУ „Паисий Хилендарски“, Филиал – Смолян и Филиал „Любен Каравелов“ - Кърджали“, с обща прогнозна стойност 374 000,00 лв. (триста седемдесет и четири хиляди лева) без ДДС или тяхната еврова равностойност в размер на 191 223,16 евро (сто деветдесет и една хиляди двеста двадесет и три евро и шестнадесет цента) без ДДС.
Съгласно разпоредбата на чл. 21, ал. 6 от ЗОП, възложителят има право да възлага обособени позиции по реда, валиден за индивидуалната стойност на всяка от тях, при условие, че стойността на съответната обособена позиция не надхвърля 156 464,00 лв. за доставки и услуги и общата стойност на обособените позиции, възложени по този начин, не надхвърля 20 на сто от общата стойност на поръчката.
Индивидуалната прогнозната стойност за Обособена позиция № 2„Организиране и провеждане на Международна научна конференция „Физика – Инженерство – Технологии“ (ISC PET’26), International Scientific Conference "Physics-Engineering-Technology" 22-24 April 2026“ е до 50 000,00 лв. (петдесет хиляди лева) без ДДС или тяхната еврова равностойност в размер на 25 564,59 евро (двадесет и пет хиляди петстотин шестдесет и четири евро и петдесет и девет цента) без ДДС. Същата представлява 13,37 на сто от общата стойност на поръчката, не надхвърля 156 464,00 лв. за услуги, като попада в праговите стойности на чл. 20, ал. 4, т. 2 от ЗОП.
В настоящата процедура участниците не подават оферти за Обособена позиция № 2.
На основание чл. 7 от ППЗОП възложителят указва предмета, обема и стойността на обособената позиция, възлагана самостоятелно, съобразно индивидуалната й стойност, а именно:
Обособена позиция № 2 „Организиране и провеждане на Международна научна конференция „Физика – Инженерство – Технологии“ (ISC PET’26), International Scientific Conference "Physics-Engineering-Technology" 22-24 April 2026“ е с предмет организиране на международна конференция с продължителност 3 (три) дни с около 100 участника, като се предвижда осигуряване на обяд, вечеря и кафе паузи за участниците, както и наем на зали и нощувки в хотел за лекторите.
Общата стойност за Обособена позиция № 2„Организиране и провеждане на Международна научна конференция „Физика – Инженерство – Технологии“ (ISC PET’26), International Scientific Conference "Physics-Engineering-Technology" 22-24 April 2026“ е до 50 000,00 лв. (петдесет хиляди лева) без ДДС или тяхната еврова равностойност в размер на 25 564,59 евро (двадесет и пет хиляди петстотин шестдесет и четири евро и петдесет и девет цента) без ДДС.

Съгласно чл. 107 от ЗОП, освен на основанията по чл. 54 и чл. 55, ал. 1, т. 1, т. 3-5 от ЗОП, възложителят отстранява:
1. кандидат или участник, който не отговаря на поставените критерии за подбор или не изпълни друго условие, посочено в обявлението за обществена поръчка или в указанията;
2. участник, който е представил оферта, която не отговаря на:
а) предварително обявените условия за изпълнение на поръчката;
б) правила и изисквания, свързани с опазване на околната среда, социалното и трудовото право, приложими колективни споразумения и/или разпоредби на международното екологично, социално и трудово право, които са изброени в приложение № 10 към чл. 72, ал. 4 от ЗОП;
3. участник, който не е представил в срок обосновката по чл. 72, ал. 1 или чиято оферта не е приета съгласно чл. 72, ал. 3 - 5 ЗОП;
4. участници, които са свързани лица;
5. участник, подал оферта, която не отговаря на условията за представяне, включително за форма, начин, срок и валидност.
6. лице, което е нарушило забраната по чл.101, ал. 9 или ал.10 от ЗОП.


Участникът, определен за изпълнител предоставя гаранция за изпълнение на договора в размер на 3 (три)% от стойността на договора без ДДС.
Гаранцията се предоставят в една от следните форми:
1. парична сума;
2. банкова гаранция;
3. застраховка, която безусловно и неотменимо обезпечава изпълнението чрез покритие на отговорността на изпълнителя.
Участникът, определен за изпълнител, избира сам формата на гаранцията за изпълнение.
Когато избраният изпълнител е обединение, което не е юридическо лице, всеки от съдружниците в него може да е наредител по банковата гаранция, съответно вносител на сумата по гаранцията или титуляр на застраховката.
Условията и сроковете за задържане или освобождаване на гаранцията за изпълнение са посочени в проекта на договора за обществена поръчка.

При провеждане на процедурата ще бъде извършено разглеждане и оценка на техническите и ценовите предложения на участниците преди провеждане на предварителен подбор, съгласно разпоредбата на чл. 104, ал. 2 от ЗОП. Възложителят предвижда оценката на техническите и ценовите предложения на участниците да се извърши преди разглеждане на документите за съответствие с изискванията към личното състояние и критериите за подбор.

Съгласно чл. 72, ал. 1 ЗОП, Възложителят изисква представяне в 5-дневен срок на обосновка за начина на образуване на предложение в офертата на участник, свързано с цена или разход, когато то е с повече от 20 на сто по-благоприятно от:
1. средната стойност на предложенията на останалите участници по същия показател за оценка - при допуснати до оценяване три или повече оферти;
2. определената от Възложителя база за сравнение в размер на 18 009,93 лева без ДДС, представляваща средна обща стойност, формирана като сбор от единични цени за хотелско настаняване, осигуряване на зали/ подходящи помещения и техническо оборудване, осигуряването на хранене и кафе-паузи и осигуряване на транспорт, на база получените предложения в обществена поръчка с рег. № в ЦАИС ЕОП 00858-2024-0025 със същия предмет - при допуснати до оценяване една или две оферти.

Точна информация за крайния срок (крайните срокове) за процедурите за преразглеждане

Съгласно чл. 197, ал.1, т. 1 от ЗОП жалба може да се подава пред КЗК от всяко заинтересовано лице в 10-дневен срок от изтичането на срока по чл. 100, ал. 3 от ЗОП срещу решението за откриване на процедурата и/или решението за одобряване на промени в условията по обявената процедура.