„Дигитализация и електронно архивиране на архивни дела, документи и книги със сканиране, индексиране и осигуряване на контролиран достъп"

Кратко описание

Предметът на поръчката включва дигитализиране и изготвяне на ел. архив на архивните дела и библиотечният фонд на ВАС. Общото очаквано количество дела за обработка съдържа не повече от 7 000 000 стр. с документи и приблизително 1300 библиотечни единици със средно 500 стр. във всяка.
Поръчката включва следните дейности:
1. „Осъществяване на цялостен преглед и анализ на библиотечните единици, документите и документооборота в архива на Възложителя и изработване на Наръчник”;
2. „Дигитализиране на хартиени документи и книги";
3. „Разработване, доставка и внедряване на специализиран ел. архив за съхранение и управление на дигитализирани документи и ел. библиотека" - приблизителния брой потребители на ел. архив е 275 души, докато на ел. библиотека - 200 души;
4. „Обучение за работа със спец. ел. архив и ел. библиотека" - два вида обучения (за потребители-мин. 20 души и администратори-2ма)
Изп-ят се задължава да осигури 12-месечна гаранционна поддръжка на ел. архив и библиотека

Описание на обществената поръчка

Предметът на настоящата поръчка, включва дигитализиране и изготвяне на електронен архив на архивните дела и библиотечният фонд на Върховния административен съд (ВАС). В обхвата на поръчката са включени всички архивни дела на ВАС, както и приблизително 1 300 броя ценни библиотечни единици. Чрез реализиране на възлаганите дейности ще бъде създаден електронен архив с делата на ВАС и електронна библиотека с книгите и ще бъде възможно съхраняването и достъпването на дигитализираните документи и книги чрез специализиран софтуер за използване на електронния архив и електронната библиотека от служителите на възложителя, които имат съответния достъп.
В предмета на поръчката са включени следните дейности:
Дейност 1 „Осъществяване на цялостен преглед и анализ на библиотечните единици, документите и документооборота в архива на Възложителя и изработване на Наръчник”;
Дейност 2 „Дигитализиране на хартиени документи и книги";
Дейност 3 „Разработване, доставка и внедряване на специализиран електронен архив за съхранение и управление на дигитализирани документи и електронна библиотека";
Дейност 4 „Обучение за работа със специализирания електронен архив и електронната библиотека".
Пълният обхват на дейностите, включени в предмета на поръчката, са подробно описани в Техническата спецификация, неразделна част от настоящата документация.

Списък и кратко описание на критериите за подбор

Участниците следва да са реализирали през последните 3 (три) приключени финансови години, в зависимост от датата, на която са създадени или са започнали дейността си, минимален общ оборот в размер на 2 700 000 (два милиона и седемстотин хиляди) лева.
При подаване на оферта, съответствието с изискването се декларира в ЕЕДОП (Част IV „Критерии за подбор”, раздел Б „Икономическо и финансово състояние“, поле „Общ годишен оборот“).
В случаите по чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП съответствието с горното изискване се доказва с представянето на един или няколко от следните документи по чл. 62, ал. 1, т. 3 и 4 от ЗОП:
- заверени копия на годишните финансови отчети или техни съставни части, когато публикуването им се изисква съгласно законодателството на държавата, в която участникът е установен;
- справка за общия оборот.
Когато по основателна причина участникът не е в състояние да представи горепосочения документ, той може да докаже своето икономическо и финансово състояние с помощта на всеки друг документ, който възложителят приеме за подходящ.

Участниците следва да са реализирали през последните 3 (три) приключени финансови години, в зависимост от датата, на която са създадени или са започнали дейността си, минимален общ оборот в размер на 2 700 000 (два милиона и седемстотин хиляди) лева.
При подаване на оферта, съответствието с изискването се декларира в ЕЕДОП (Част IV „Критерии за подбор”, раздел Б „Икономическо и финансово състояние“, поле „Общ годишен оборот“).
В случаите по чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП съответствието с горното изискване се доказва с представянето на един или няколко от следните документи по чл. 62, ал. 1, т. 3 и 4 от ЗОП:
- заверени копия на годишните финансови отчети или техни съставни части, когато публикуването им се изисква съгласно законодателството на държавата, в която участникът е установен;
- справка за общия оборот.
Когато по основателна причина участникът не е в състояние да представи горепосочения документ, той може да докаже своето икономическо и финансово състояние с помощта на всеки друг документ, който възложителят приеме за подходящ.

Списък и кратко описание на критериите за подбор

1. През последните 3 години от датата на подаване на офертата, съответният участник трябва да е изпълнил минимум една дейност с предмет и обем, идентични или сходни с тези на настоящата поръчка.
За дейност с „предмет и обем, сходни с тези на настоящата поръчка“ се разбира изпълнението на услуги, свързани с дигитализация и/или електронно архивиране на документи, чийто минимален обем е 7 000 000 страници, извършени чрез цветно сканиране на страниците и индексиране на файловете.
Изискването за обем може да бъде изпълнено в рамките на един или няколко сключени договора / изпълнени услуги.
При подаване на оферта, съответствието с изискването се декларира в ЕЕДОП (Част IV „Критерии за подбор”, Раздел В „Технически и професионални способности“, поле „За поръчки за услуги: извършени услуги от конкретния вид“).
В случаите на чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП, съответствието с поставения критерий за подбор се доказва с документи по чл. 64, ал. 1, т. 2 от ЗОП, а именно с представянето на списък на услугите, които са идентични или сходни с предмета на обществената поръчка, с посочване на предмета, обема, стойностите, датите и получателите, както и прилагайки документи, които доказват изпълнените услуги (референции, удостоверения, посочване на публични регистри, в които е публикувана информацията за услугата и др.) по преценка на участника.
2. Участниците в процедурата следва да разполагат с ръководен екип с определена професионална компетентност за изпълнението на предмета на поръчката, включващ най-малко:
А. Ръководител на екипа, притежаващ:
- Висше образование, образователно-квалификационна степен „бакалавър“ или по-висока, в някоя от областите „Технически науки“ или „Природни науки, математика и информатика“ или „Социални, стопански и правни науки“ съгласно Класификатора на областите на висше образование и професионални направления, приет с ПМС № 125 от 24.06.2002 г., а когато е придобито извън страната – в област, еквивалентна на горепосочените;
- Минимум 5 години общ професионален опит по придобитата специалност;
- Опит на ръководна позиция при изпълнението на минимум 3 проекта / договора / дейности, свързани с дигитализация на хартиени архиви и електронно архивиране на документи, включващи тяхното сканиране и индексиране, извършвани в помещения на Възложителя.
Б. Главен архивист, притежаващ:
- Висше образование, образователно-квалификационна степен „бакалавър“ или по-висока, в някоя от специалностите „Архивистика и документалистика" и/или „Документален и архивен мениджмънт“, съгласно Класификатора на областите на висше образование и професионални направления, а когато е придобито извън страната – в специалност, еквивалентна на горепосочените;
- Минимум 5 години професионален опит в архивиране на документи и/или сканиране на архиви;
- Специфичен опит при електронно архивиране на документи, чийто минимален обем е 7 000 000 страници / архивни единици.
В. Експерти архивисти – 4 броя, всеки един притежаващ:
- Висше образование, образователно-квалификационна степен „бакалавър“ или по-висока, в някоя от специалностите „Архивистика и документалистика" и/или „Документален и архивен мениджмънт“, съгласно Класификатора на областите на висше образование и професионални направления, а когато е придобито извън страната – в специалност, еквивалентна на горепосочените;
- Минимум 5 години професионален опит в архивиране на документи и/или сканиране на архиви;
Г. Оператори дигитализация / архивисти – 7 броя, всеки един от тях притежаващ:
- Минимум 5 години професионален опит в областта на дигитализацията и архивистиката;
- Специфичен опит като оператор дигитализация и/или експерт по сканиране и индексиране на документи и/или архивист в най-малко 3 проекта / договора / дейности, свързани с дигитализация на хартиени архиви и електронно архивиране на документи, включващи тяхното сканиране и индексиране.
Продължава по-долу ...

Условия за участие (технически и професионални способности)

... Д. Специалисти - сигурност на информацията – 2 броя, всеки един от тях притежаващ:
- Висше образование, образователно-квалификационна степен „бакалавър“ или по-висока, в някоя от специалностите „Защита на информацията" и/или „Защита на информацията в компютърните системи и мрежи“, професионално направление „Информатика и компютърни науки", съгласно Класификатора на областите на висше образование и професионални направления, а когато е придобито извън страната – в специалност, еквивалентна на горепосочените;
- Специфичен опит като експерт по управление на сигурността при изпълнението на най-малко 3 проекта / договора / дейности.
Е. Старши програмист, притежаващ:
- Висше образование, образователно-квалификационна степен „бакалавър“ или по-висока, в специалност от някое от професионалните направления „Информатика и компютърни науки“ и/или „Електротехника, електроника и автоматика“ и/или „Комуникационна и компютърна техника“, съгласно Класификатора на областите на висше образование и професионални направления, а когато е придобито извън страната – в специалност от професиоално направление, еквивалентно на горепосочените;
- Минимум 5 години професионален опит в разработване и внедряване на информационни системи.
Ж. Програмисти - 3 броя, всеки един от тях притежаващ:
- Висше образование, образователно-квалификационна степен „бакалавър“ или по-висока, в специалност от някое от професионалните направления „Информатика и компютърни науки“ и/или „Електротехника, електроника и автоматика“ и/или „Комуникационна и компютърна техника“, съгласно Класификатора на областите на висше образование и професионални направления, а когато е придобито извън страната – в специалност от професиоално направление, еквивалентно на горепосочените;
- Минимум 2 години професионален опит в разработване и внедряване на информационни системи.
* Съгласно §2, т. 41 от ДР на ЗОП, „Професионална компетентност“ е наличие на знания, получени чрез образование или допълнителна квалификация, и/или на умения, усвоени в процеса на усвояване на определена длъжност или позиция в изпълнение на трудови, служебни или граждански правоотношения.
Важно: Едно лице не може да съвместява две и повече позиции.
При подаване на оферта, съответствието с изискването по т. 2 се декларира в ЕЕДОП (Част IV „Критерии за подбор”, Раздел В „Технически и професионални способности“, поле „Образователна и професионална квалификация“).
В случаите по чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП съответствието с горните изисквания се доказва с представяне на Списък на персонала, който ще изпълнява поръчката, и/или на членовете на ръководния екип, които ще отговарят за изпълнението, както и документи, които доказват професионалната компетентност на лицата.
3. Участниците в процедурата трябва да прилагат система за управление на качеството, сертифицирана съгласно стандарт EN ISO 9001:2015 или еквивалент, с обхват включващ дигитализация и/или електронно архивиране на документи и/или сканиране и индексиране на документи.
В случай на обединение, изискването се отнася за члена/членовете, който/които ще извършва/т дейностите по дигитализация и електронно архивиране на документите.
При подаване на оферта, съответствието с изискването се декларира в ЕЕДОП (Част IV „Критерии за подбор”, Раздел Г „Стандарти за осигуряване на качеството и стандарти за екологично управление“).
В случаите по чл. 67, ал. 5 от ЗОП и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП съответствието с горното изискване се доказва с представяне на валиден сертификат за стандарт EN ISO 9001:2015 или еквивалент, с изискуемия обхват.
Съгласно чл. 64, ал. 7 от ЗОП ще бъдат приемани и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството, когато участник не е имал достъп до такива сертификати или е нямал възможност да ги получи в съответните срокове по не зависещи от него причини. В тези случаи участникът трябва да е в състояние да докаже, че предлаганите мерки са еквивалентни на изискваните.

Условия за изпълнение на договора

Възложителят отстранява от процедурата участник, когато преди или по време на провеждането й за него са възникнали обстоятелствата по чл.54,ал.1,чл.55,ал.1,т.1,т.3,т.4 и т.5 от ЗОП, както и условията по чл. 107 от ЗОП; когато в случаите по чл. 56, ал. 2 от ЗОП е преценил, че предприетите мерки не са достатъчни, за да се гарантира надеждността на участника; за когото е приложима забраната по чл.3, т.8 от ЗИФОДРЮПДРКТЛТДС освен ако не е налице изкл. по чл.4 от ЗИФОДРЮПДРКТЛТДС; за когото е налице несъответствие с чл.101,ал.9-11 от ЗОП; за когото е налице забраната по чл. 87 от ЗПК; който, при поискване от страна на В-я, не представи необходимата информация относно правно-организационната форма, под която осъществява дейността си, както и списък на всички задължени лица по смисъла на чл. 54, ал. 2 и 3 от ЗОП; който не представи Техническо предложение и/или ценово предложение или представеното предложение не отговаря на обявените условия на поръчката. Продължва в раздел VІ.3.

Продължава от раздел ІІІ.2.2.
Не се допуска до участие в процедурата и се отстранява участник, за когото са налице обстоятелства по чл. 5к, пар. 1 от Регламент (EС) № 833/2014 относно ограничителни мерки с оглед на действията на Русия, дестабилизиращи положението в Украйна.
Условията и начина на плащане за изпълнението на поръчката са посочени в проекта на договор.
Към момента на откриване на процедурата за възлагане на обществената поръчка, не е осигурено финансирането за нейното изпълнение. В тази връзка на основание чл. 114 от ЗОП, договорът с избрания изпълнител ще бъде сключен под условие, като всяка от страните може да поиска неговото прекратяване без предизвестие след изтичане на тримесечен срок от сключването му. В случай, че след изтичане на 10-месечен срок от сключване на договора не е осигурено финансиране за неговото изпълнение, договорът се счита за прекратен.
Гаранцията за изпълнение на договора е в размер на 5 % (пет на сто) от стойността на договора за обществена поръчка без ДДС, от която 1 % (едно на сто) служи за обезпечаване на гаранционните задължения на изпълнителя. Гаранцията за изпълнение може да бъде представена в една от формите, предвидени в чл. 111, ал. 5 от ЗОП. Доказателствата за гаранцията за изпълнение се представят след потвърждение от възложителя за осигурено финансиране за изпълнение на Услугите и преди тяхното стартиране. Условията и сроковете за задържане или освобождаване на гаранцията за изпълнение се уреждат в договора за обществена поръчка.