Оптимизиране на разходите за печата на документи чрез внедряване на Printing-as-a-Service

Кратко описание

1. Обхват на услугата: Изпълнителят трябва да осигури цялостна услуга, включваща:
● Доставка на печатащи устройства. Собствеността върху устройствата остава на Изпълнителя за срока на договора.
● Изпълнителят трябва да осигури гъвкавост за увеличаване или намаляване на броя на устройствата през срока на договора.
● Пълна инсталация, свързване към мрежата на Столична община и конфигурация на всички устройства.
● Софтуерно решение за централизирано управление, контрол и мониторинг на печата с широк набор от функционалности и интеграция с активна директория/LDAP.
● Постоянен мониторинг на състоянието на устройствата с цел проактивно идентифициране и отстраняване на потенциални проблеми, включително автоматизирано известяване при ниски нива на консумативи.
● Периодична доставка на тонери, мастила и други необходими консумативи преди изчерпване и прекъсване на печата.
● Цялостна поддръжка, включително превантивна и реактивна, за гарантиране на безпроблемната работа на системите, както и подмяна на дадена машина с друга при чести и повтарящи се проблеми.
2. Сервизна поддръжка и реакция (SLA)
● Работно време за поддръжка: Понеделник – Петък, от 09:00 до 17:30 ч.
● Време за реакция при повреда: До 4 астрон. часа от подаване на заявката (в рамките на раб. време за поддръжка).
● Време за отстраняване на повредата: До 16 работни часа от подаване на заявката (в рамките на раб. време за поддръжка).
● Единна точка за контакт: Изпълнителят трябва да осигури единна точка за контакт за подаване на заявки (телефон, e-mail, уеб портал), достъпна в рамките на работното време за поддръжка.
● Дистанционна диагностика и мониторинг: Да бъде предоставена възможност за дистанционна диагностика и мониторинг на състоянието на устройствата с цел бърза реакция и превантивна поддръжка.
● Наличност на услугите: Изпълнителят трябва да гарантира наличност на печатащите услуги не по-малко от 98% в рамките на работното време на Столична община. При системно неизпълнение на SLA ще бъдат налагани неустойки съгласно договора.
● Местоположение на сградите: Сградите, в които ще бъдат разположени устройствата, са на територията на Столична община по списък с адреси, приложение към Техническата спецификация.
3. Софтуерни изисквания
● Централизирано управление и мониторинг: Пълно централизирано администриране, контрол и мониторинг на всички печатащи устройства и потребители от една платформа.
● Интеграция с Microsoft Active Directory: Безпроблемна интеграция с Microsoft Active Directory . Не се изискват специфични мрежови настройки от страна на общината, които да възпрепятстват интеграцията.
● Идентификация на потребител: Поддръжка на сигурна идентификация на потребител чрез карта за достъп (RFID 125 kHz) или ПИН код. Всяко мултифункционално устройство трябва да има включен четец за карти (RFID 125 kHz) в цената си.
● Управление на права и ограничения: Възможност за ограничаване на правата и обемите на печат по потребител, група (отдел/звено) или устройство.
● "Pull Printing" функция: Задължителна поддръжка на функцията "Pull Printing" (понякога наричана "Follow Me Printing"), при която потребителят изпраща документ и може да го отпечата от което и да е избрано устройство след успешна идентификация.
● Мониторинг и отчетност: Създаване на подробни, персонални отчети по потребител, устройство, отдел/звено, тип печат (цветен/черно-бял, А3/А4) и обем, с възможност за експорт.
● Лицензиране на софтуера: Софтуерът трябва да бъде предоставен с необходимия брой лицензи, за да се осъществи пълноценно услугата PaaS, и да е изцяло включен в цената на услугата без допълнителни разходи, с гарантирано функциониране след изтичане на договора.
4. Изпълнителят трябва да осигури:
4.1. Мултифункционално устройство, формат А3, цветно – 20 бр.
4.2. Мултифункционално устройство, формат А3, монохромно - 16 бр.
4.3. Мултифункционално устройство, формат А4, цветно - 4 бр.
4.4. Мултифункционално устройство, формат А4, монохромно - 41 бр.
Посочените количества мултифункционални устройства са ориентировъчни (прогнозни) и в тях може да настъпи промяна по преценка и в зависимост от конкретните потребности на Възложителя, като Възложителят може да не поръча всички обявени количества или да заяви повече от прогнозния брой за всички или за някой от типовете устройства в рамките на срока за изпълнение на поръчката.
Техническите изисквания към устройствата са посочени в Техническата спецификация.
5. Прогнозен брой отпечатани копия месечно:
5.1. формат А4 черно – бели - 87 500 бр.
5.2. формат А4 цветни - 12 500 бр.
5.3. формат А3 черно – бели - 12 500 бр.
5.4. формат А3 цветни - 12 500 бр.
Посочените количества са ориентировъчни. Реалното месечно натоварване ще се определи изцяло от текущите потребности на Възложителя и може да се различава от посочените стойности.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

1. Участникът трябва да е изпълнил дейност/и с предмет, идентичен или сходен с този на поръчката за последните 3 (три) години, считано от датата на подаване на офертата.
За сходни с предмета на поръчката се приемат следните дейности: отдаване под наем и/или лизинг на оборудване за осигуряване на среда за разпечатване и/или размножаване и/или сканиране.
1.1. Съответствието с изискването се декларира в Единния европейски документ за обществени поръчки (ЕЕДОП), в Част IV: „Критерии за подбор“, раздел В: „Технически и професионални способности“, в приложимото поле на ЕЕДОП, с посочване на информация за услугите с предмет, идентичен или сходен с предмета на поръчката, изпълнени през последните три години, считано от датата на подаване на офертата, стойностите, датите и получателите.
1.2. В случаите на чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП за доказване на съответствието на участника/определения изпълнител с този критерий за подбор се представя списък на услугите, които са идентични или сходни с предмета на обществената поръчка, с посочване на стойностите, датите и получателите, заедно с документи, които доказват извършената услуга.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

1. Участникът трябва да разполага с персонал с професионална компетентност за изпълнението на поръчката - не по-малко от 3-ма сервизни специалисти, с квалификация за работа с предоставеното оборудване и софтуер.
1.1. Съответствието с изискването се декларира в Единния европейски документ за обществени поръчки (ЕЕДОП), в Част IV: „Критерии за подбор“, раздел В: „Технически и професионални способности“, в приложимото поле на ЕЕДОП с посочване на трите имена на специалиста, номер и дата на документа, който удостоверява квалификацията за работа с предоставеното оборудване и софтуер.
1.2. 1.2. В случаите на чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП за доказване на съответствието на участника/определения изпълнител с този критерий за подбор се представя списък на персонала, който ще изпълнява поръчката, както и документи, които доказват професионалната компетентност на тези лица.

Допълнителна информация

1. При подаване на оферта участникът декларира липсата на основанията за отстраняване чрез предоставяне на Единен европейски документ за обществени поръчки (ЕЕДОП).
2. В съответствие с чл.67, ал.5 от ЗОП Възложителят може да изиска от участниците по всяко по време след отварянето на офертите представяне на всички или част от документите, чрез които се доказва информацията, посочена в ЕЕДОП, когато това е необходимо за законосъобразното възлагане на поръчката.
3. Съгласно чл.112, ал.1, т.2 от ЗОП преди сключването на договор възложителят изисква от участника, определен за изпълнител, да предостави документи, удостоверяващи липсата на основанията за отстраняване от процедурата и съответствие с поставените критерии за подбор.
Документите се представят и за подизпълнителите и третите лица, ако има такива.
4. Когато участникът е обединение, което не е юридическо лице, следва да представи копие от документ за създаване на обединението, съдържащ информация за: правата и задълженията на участниците в обединението; уговаряне на солидарна отговорност, когато такава не е предвидена съгласно приложимото законодателство; дейностите, които ще изпълнява всеки член на обединението; лицето, което е упълномощено да представлява обединението.
5. Гаранцията за изпълнение е в размер на 5 % от стойността на договора без ДДС. Стойността на договора е прогнозната стойност на поръчката.
Представя се от Изпълнителя след потвърждаване от Възложителя за осигурено финансиране, и се освобождава съгласно условията в проекта на договор.
6. Гаранциите се предоставят в една от следните форми:
6.1. парична сума;
6.2. банкова гаранция;
6.3. застраховка, която безусловно и неотменимо обезпечава изпълнението чрез покритие на отговорността на изпълнителя.
7. Възложителят ще отстранява участници, които не са декриптирали документите по чл. 9л, ал. 1 от ППЗОП в срока по чл. 9л, ал. 4 от ППЗОП на основание чл. 107, т. 5отЗОП.
8. Възложителят ще отстранява от участие в процедурата участник, чието предложение за изпълнение на поръчката не изпълнява всички или някое от изискванията на възложителя съгласно техническата спецификация както и участник в случаите по чл.35а, ал.3 от ППЗОП.
9. Възложителят ще отстранява от участие в процедурата участник, който по какъвто и да е начин е включил някъде в офертата си, извън ценовото предложение, елементи свързани с предлаганата цена и/или части от нея.
10. Посочената прогнозна стойност на обществената поръчка е максималният финансов ресурс, който възложителят може да осигури. Участник предложил обща стойност за 36 месеца, която надвишава прогнозната стойност, ще бъде отстранен от участие в процедурата.
11. Възложителят ще отстранява от участие в процедурата участник, за който е налице някое от обстоятелствата по чл. 54, ал. 1, чл. 55, ал. 1, т. 1 и т. 5 и чл. 107 от ЗОП и по чл. 3, т. 8 без да са налице изключенията по чл. 4 от Закона за икономическите и финансовите отношения с дружествата, регистрирани в юрисдикции с преференциален данъчен режим, контролираните от тях лица и техните действителни собственици, чл. 113 от Закона за Сметната палата и §1а ал. 1, от ДР на Закона за Сметната палата, както и по чл. 5 к, §1 от Регламент (ЕС) № 833/2014 г. от 31 юли 2014 г. относно ограничителните мерки с оглед на действията на Русия, дестабилизиращи положението в Украйна. Основанието за отстраняване по чл. 54, ал. 1, т. 3 от ЗОП не се прилага, когато размерът на неплатените дължими данъци или социалноосигурителни вноски е до 1% от сумата на годишния общ оборот за последната приключена финансова година, но не повече от 25 564,59 евро.
12. Възложителят ще отстранява от участие в процедурата участник за когото с влязъл в сила съдебен акт е наложена санкцията по чл. 83а, ал. 5, т. 1 от ЗАНН - временна забрана за участие в процедури за възлагане на обществени поръчки.
13. Обществената поръчка се провежда при условията на чл. 114 от ЗОП, тъй като при откриването на процедурата не е осигурено финансиране.
В проекта на договор е предвидена клауза за отложено изпълнение. В този случай всяка от страните може да поиска прекратяване на договора без предизвестие след изтичане на тримесечен срок от сключването му, съгласно чл. 114, ал.3 от ЗОП. Когато след изтичане на 10-месечен срок от сключване на договора не е осигурено финансиране, договорът се счита за прекратен.
Договор се прекратява едностранно от Възложителя при непредставяне на гаранцията за изпълнение в посочения от Възложителя срок, без наличието на обективни причини.
14. Участниците следва да спазват разпоредбите на чл.47, ал.3 от ЗОП.
Участниците могат да получат необходимата информация за задълженията, свързани с данъци и осигуровки, опазване на околната среда, закрила на заетостта и условията на труд, които са в сила в Р. България и относими към предмета на поръчката, както следва:
14.1. Националният осигурителен институт; 121082521
Контактен център: 0700 14 802
Адрес: гр. София, 1303, бул. „Александър Стамболийски“ № 62–64
Интернет адрес: https://www.noi.bg/ noi@nssi.bg
14.2. Национална агенция за приходите.
Информационен телефон на НАП - 0700 18 700;
интернет адрес: http://www.nap.bg/
Органите, от които участниците могат да получат необходимата информация за задълженията, свързани с закрила на заетостта и условията на труд са:
14.3. Министерство на труда и социалната политика:
Интернет адрес: https://www.mlsp.government.bg/
София 1051, ул. Триадица №2, Телефон: 8119 443.
14.4. Агенция по заетостта: 121604974
Адрес: София 1000, бул. Дондуков №3
Телефон: +35929808719 Факс: 986 78 02
https://www.az.government.bg/ Е-mail: az@az.government.bg
14.5. Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“: 831545394
София 1000, бул. "Княз Александър Дондуков" №3, телефон 0700 17 670; https://www.gli.government.bg/bg info@gli.government.bg
Органите, от които участниците могат да получат необходимата информация за задълженията, свързани с опазване на околната среда са:
14.6. Министерство на околната среда и водите.
Информационния център на МОСВ - всеки работен ден от 14 до 17 ч.;
София 1000, ул. "У. Гладстон" № 67, Телефон: +359 2 940 6000;
Интернет адрес: https://www.moew.government.bg/
15. Срокът за внедряване на услугата е до 45 (четиридесет и пет) календарни дни, считано от датата, на която започва изпълнението на договора, съгласно условията посочени в него.

Точна информация за крайния срок (крайните срокове) за процедурите за преразглеждане

Съгласно разпоредбата на чл. 197, ал. 1, т. 1 от ЗОП, жалба срещу решението за откриване на процедура и/или решението за одобряване на промени в условията по обявената процедура се подава в 10-дневен срок след изтичане на срока по чл. 100, ал. 3 от ЗОП. Жалба се подава до КЗК.