„Организиране и провеждане на Петнадесетия Годишен форум на Стратегията на ЕС за Дунавския регион“

Кратко описание

Предметът на настоящата обществена поръчка обхваща логистичното обезпечаване на подготовката, организирането и провеждането на Петнадесетия Годишен форум на Стратегията на ЕС за Дунавския регион (Дунавска стратегия), в рамките на Българското председателство на Дунавската стратегия през 2026 г.
Основната цел на услугата е да подпомогне Министерството на регионалното развитие и благоустройството при осигуряването на логистичното обезпечаване на подготовката, организирането и провеждането на Петнадесетия Годишен форум на Стратегията на ЕС за Дунавския регион (Годишния форум), в рамките на Българското председателство на Дунавската стратегия през 2026 г. Форумът включва организиране и провеждане на министерска среща, на пленарни и тематични сесии и съпътстващи прояви. Годишният форум ще бъде с продължителност от два дни – 3-4 ноември 2026 г. (вторник-сряда). Официалният език за провеждане на форума и цялостната комуникация е английски език.

Основен обект или място на изпълнение

Възложителят е осигурил в Конферентен център “Millennium Milestone” необходимите зали, фоайета и прилежащи части с включено налично техническо оборудване за провеждане на форума – аудио и видео оборудване, мултимедийни проектори, екрани, дисплеи, професионална конферентна аудио-звукова система за превод; безжичен достъп до интернет за всички участници в събитието; технически лица, отговорни за техническото оборудване и за нормалното им функциониране по време на форума.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

Участниците трябва да притежават валидна регистрация за извършване на туроператорска и/или туристическа агентска дейност в съответствие с чл. 61 от Закона за туризма (ЗТ) и да са вписани в Регистъра на туроператорите и туристическите агенти, или да са лица по чл. 62 от Закона за туризма, а за чуждестранни лица – в аналогични регистри съгласно законодателството на държавата членка, в която са установени, или да притежават аналогично разрешение или членство в определена организация, съгласно законодателството на държавата, в която са установени.
Информацията се попълва в Част ІV, Раздел А от ЕЕДОП като се посочва: издател, № и дата на издаване, валидност и обхват на документа, както и публичен регистър или национални бази данни на съответната държава, в която участникът е установен, до които възложителят има осигурен пряк и безплатен достъп, в които е публикувана съответната информация.
При условията на чл. 67, ал. 5 от ЗОП съответствието с поставеното изискване участникът доказва с представяне на копие на удостоверение за валидна регистрация в Регистъра на туроператорите и туристическите агенти. Чуждестранните лица следва да представят еквивалентен/и документ/и, удостоверяващ правото за извършване на съответната туристическа дейност съгласно законодателството на държавата, в която са установени или да посочат нормативен акт и съответното правно основание, по силата на което имат право да извършват дейността.
При условията на чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП, преди сключване на договора, определеният изпълнител представя документите по предходното изречение (ако не са били представени по реда на чл. 67, ал. 5 от ЗОП). Ако определеният изпълнител е чуждестранно лице и/или лице по чл. 62 от ЗТ, той трябва да представи документ, с който да докаже, че има право да изпълнява възлаганите дейности в Република България, включително че е извършил съответната регистрация съгласно чл. 61 от ЗТ (копие на удостоверение за валидна регистрация в Регистъра на туроператорите и туристическите агенти), респективно че е уведомил компетентния орган и съответната информация е публикувана в регистъра на туроператорите и туристическите агенти съгласно чл. 62 от ЗТ.
Когато участникът е обединение, което не е юридическо лице, съответствието с критериите за подбор, свързани с професионална компетентност и опит за изпълнение на поръчката, както и тези за регистрация, представяне на сертификат или друго условие, необходимо за изпълнение на поръчката, съгласно изискванията на нормативен или административен акт, се доказва от съответните членове на обединението съобразно разпределението на участието им в изпълнението на дейностите, предвидено в договора за създаване на обединението.
При участие на подизпълнители доказателствата за техническите възможности се представят и за тях, а изискванията към тях се прилагат съобразно вида и дела на тяхното участие.
Когато участникът е чуждестранно лице, документът се представя и в превод, ако е на чужд език.
Участниците могат да се позоват на капацитета на трети лица при условията на чл. 65, ал. 1-4 от ЗОП.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

Участниците в процедурата за възлагане на настоящата обществена поръчка следва да са реализирали за последните 3 (три) приключили финансови години в зависимост от датата, на която участникът е създаден или е започнал дейността си, минимален оборот в сферата, попадаща в обхвата на поръчката, изчислен на база годишните обороти, в размер не по-малък от 171 400,00 евро без ДДС.
Забележка: Под „оборот в сферата, попадаща в обхвата на поръчката“ следва да се разбира: оборот, реализиран при изпълнението на дейност/и, свързана/и с организиране и/или провеждане на събитие/я и/или конференция/и и/или семинар/и и/или работна/и среща/и и/или форум/и и/или конгресно/и/делово/и събитие/я, и/или друго/и еквивалентно/и мероприятие/я.
Информацията се попълва в Част ІV, Раздел Б от ЕЕДОП. При условията на чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП съответствието с поставеното изискване участникът доказва с представяне на годишните финансови отчети или техни съставни части, когато публикуването им се изисква съгласно законодателството на държавата, в която участникът е установен и справка за оборот в сферата, попадаща в обхвата на поръчката.
Когато по основателна причина участник не е в състояние да представи поисканите от Възложителя документи, той може да докаже своето икономическо и финансово състояние с помощта на всеки друг документ, който Възложителят приеме за подходящ.
При участие на подизпълнители доказателствата за техническите възможности се представят и за тях, а
изискванията към тях се прилагат съобразно вида и дела на тяхното участие.
Когато участникът е чуждестранно лице, документът се представя и в превод, ако е на чужд език.
Участниците могат да се позоват на капацитета на трети лица при условията на чл. 65, ал. 1-4 от ЗОП.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

Участниците в процедурата за възлагане на настоящата обществена поръчка следва да разполагат с валидна застраховка „Професионална отговорност” - “Отговорност на туроператора” в съответствие с чл. 97, ал. 1 от Закона за туризма. Задължителната застраховка „Отговорност на туроператора“ следва да бъде сключена в съответствие с условията и минималните лимити, определени в Наредбата за условията и реда за сключване на договор за задължителна застраховка „Отговорност на туроператора“. При участие на чуждестранни лица се изисква валиден еквивалентен документ, съгласно националното им законодателство.
Информацията се попълва в Част ІV, раздел Б от ЕЕДОП, като се посочи обхват и застрахователна сума на сключената застраховка „Професионална отговорност“, както и дата, валидност, номер и издател на застрахователната полица.
При условията на чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП съответствието с поставеното изискване се доказва с представяне на доказателства за наличие на застраховка „Професионална отговорност“-„Отговорност на туроператора“ или еквивалент.
Когато участникът е обединение, което не е юридическо лице, съответствието с критериите за подбор, свързани с професионална компетентност и опит за изпълнение на поръчката, както и тези за регистрация, представяне на сертификат или друго условие, необходимо за изпълнение на поръчката, съгласно изискванията на нормативен или административен акт, се доказва от съответните членове на обединението съобразно разпределението на участието им в изпълнението на дейностите, предвидено в договора за създаване на обединението.
При участие на подизпълнители доказателствата за техническите възможности се представят и за тях, а изискванията към тях се прилагат съобразно вида и дела на тяхното участие.
Когато участникът е чуждестранно лице, документът се представя и в превод, ако е на чужд език.
Участниците могат да се позоват на капацитета на трети лица при условията на чл. 65, ал. 1-4 от ЗОП.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

През последните 3 (три) години, считано от датата на подаване на офертата, участникът следва да е изпълнил минимум 1 (една) дейност с предмет, идентичен или сходен с предмета на настоящата поръчка.
Забележка: Под „дейност/и с предмет, идентичен или сходен с този на поръчката“ следва да се разбира: логистика и/или организационно-техническа подготовка и/или реализация на минимум едно събитие с минимум 500 участници (конференция/и и/или семинар/и и/или обучение и/или работна/и среща/и и/или форум/и и/или конгресно/и/делово/и събитие/я, и/или друго/и еквивалентно/и мероприятие/я/събитие).
Под „изпълнена дейност“ следва да се разбира дейност, чийто срок за изпълнение е приключил към датата на подаване на офертата, работата на участника е изпълнена и е приета от възложителя без забележки.
Изискването за минимум 500 участници при логистиката и/или организационно-техническата подготовка и/или реализацията на минимум едно събитие (конференция/и и/или семинар/и и/или обучение и/или работна/и среща/и и/или форум/и и/или конгресно/и/делово/и събитие/я, и/или друго/и еквивалентно/и мероприятие/я/събитие)е във връзка с очаквания брой на участници в събитията, съгласно Техническата спецификация.
Информацията се попълва в част ІV, Раздел В от ЕЕДОП като се посочват стойност, дата, на която е приключило изпълнението, получател, информация за изпълнената дейност (обект и вид).
При условията на чл. 67, ал. 5 и чл. 112, ал. 1, т. 2 от ЗОП съответствието с поставеното изискване участникът доказва с представяне на документите по чл. 64, ал. 1, т. 2 от ЗОП - списък на услугите, които са идентични или сходни с предмета на обществената поръчка, с посочване на стойностите, датите и получателите, заедно с документи, които доказват извършената услуга.
Когато участникът е обединение, което не е юридическо лице, съответствието с критериите за подбор, свързани с професионална компетентност и опит за изпълнение на поръчката, както и тези за регистрация, представяне на сертификат или друго условие, необходимо за изпълнение на поръчката, съгласно изискванията на нормативен или административен акт, се доказва от съответните членове на обединението съобразно разпределението на участието им в изпълнението на дейностите, предвидено в договора за създаване на обединението.
При участие на подизпълнители доказателствата за техническите възможности се представят и за тях, а изискванията към тях се прилагат съобразно вида и дела на тяхното участие.
Когато участникът е чуждестранно лице, документът се представя и в превод, ако е на чужд език.
Участниците могат да се позоват на капацитета на трети лица при условията на чл. 65, ал. 1-4 от ЗОП.

Списък и кратко описание на правилата и критериите

Участникът трябва да разполага с персонал с професионална компетентност (по смисъла на § 2, т. 41 от Допълнителните разпоредби от ЗОП) за изпълнението на поръчката от минимум 8 (осем) експерти, както следва:
• Експерт „Ръководител екип“ – 1 (един) експерт
Ръководителят на екипа ще бъде отговорен за цялостното изпълнение на договора, включително за: управлението, организацията и контрола на изпълнението на всички дейности, свързани с провеждането на събитията, предмет на обществената поръчка. Ще осъществява връзки с Възложителя и с всички други заинтересовани страни. Трябва да гарантира своевременното и ефективно изпълнение на дейностите в съответствие с техническата спецификация. Ръководителят на екипа ще присъства/определя експерти за присъствие на събитието с цел гарантиране на неговото гладко и безпроблемно протичане. Трябва да участва и координира изготвянето на отчетната документация.
Специфичен опит: Да има опит на ръководна позиция при изпълнението на минимум 1 (една) дейност, свързана с организиране и/или провеждане и/или логистично обезпечаване на събитие (конференция/и и/или семинар/и и/или работна/и среща/и и/или форум/и и/или конгресно/и/делово/и събитие/я, и/или друго/и еквивалентно/и мероприятие/я/събитие).
Важно: Изисква се да владее английски език (минимално изискуемо ниво „С1“, съгласно Европейската езикова рамка или еквивалент).
• Експерт „Логистика“ – 5 (петима) експерти
Експертите ще отговарят за организацията и изпълнението на дейностите съгласно изискванията на техническата спецификация, както следва: осигуряване на кетъринг услуги; брандиране и декорация на залите и пространството около тях; осигуряване на регистрация на участниците в събитието, в т. ч. изготвяне на списъци, баджове и пинове за ръководителите на делегации; окомплектоване и раздаване на промоционалните материали; организиране провеждането на среща на министрите от Дунавския регион с ресор регионално развитие; оказване на съдействие за осигуряване на самолетни билети и хотелско настаняване. Експертите ще осъществяват координация с Възложителя и другите заинтересовани страни. Ще присъстват през цялото време на провеждане на събитието, с цел осигуряване на гладкото му и безпроблемно протичане.
Специфичен опит: Участие при изпълнение на минимум 1 (една) дейност, свързана с организиране и/или провеждане и/или логистично обезпечаване на събитие (конференция/и и/или семинар/и и/или работна/и среща/и и/или форум/и и/или конгресно/и/делово/и събитие/я, и/или друго/и еквивалентно/и мероприятие/я/събитие).
Важно: Изисква се поне трима от ключовите експерти „Логистика“ да владеят английски език с минимално изискуемо ниво „С1“, другите двама с ниво „В2“ съгласно Европейската езикова рамка или еквивалент.
• Експерт „Комуникация“ – 2 (двама) експерти
Експертите ще отговарят за организацията и координиране на изпълнението на дейностите съгласно изискванията на техническата спецификация, както следва: изработване на визуална идентичност на Годишния форум – създаване на лого на събитието и дизайн на промоционалните материали; изготвяне на цялостен сценарий за събитието; професионално фото и видеозаснемане на цялото събитие; изработване на кратък видеоклип, който да обобщи събитието; изготвяне на доклад (дигитална брошура) за Годишния форум на Дунавската стратегия, осигуряване на културна програма; осигуряване на онлайн платформа за интерактивност по време на Годишния форум.
Специфичен опит: Участие/координация/организацията на поне една от следните дейности: изработване на визуална идентичност на събитие; изготвяне на цялостен сценарий за събитието*; професионално фото и видеозаснемане; изработване на кратък обобщаващ видеоклип и/или доклад (дигитална брошура) на събитие; изготвяне, осигуряване на културна програма; осигуряване на онлайн платформа за интерактивност по време на събитие, на минимум 1 (едно) събитие (конференция/и и/или семинар/и и/или работна/и среща/и и/или форум/и и/или конгресно/и/делово/и събитие/я, и/или друго/и еквивалентно/и мероприятие/я/събитие).
Важно: Изисква се да владеят английски език с минимално изискуемо ниво „В2“ съгласно Европейската езикова рамка или еквивалент.
Забележка: За целите на настоящата поръчка под „цялостен сценарий на събитието“ Възложителят разбира сценарий на събитието и технически сценарий (Run of Show), който да включва детайлизирана времева рамка, текстове и указания за водещия (вкл. откриващи и закриващи думи, преходи между панели и изказвания), последователност на сесиите, както и координация на участниците и техническите дейности.
Информацията се попълва в Част ІV, Раздел В от ЕЕДОП като се посочват: име и фамилия, длъжност, вид на правоотношението, изпълнена/и дейност/и.
При условията на чл. 67, ал. 5 и чл.112 от ЗОП, съответствието с поставеното изискване участникът доказва с представяне на документите по чл. 64, ал. 1, т. 6 от ЗОП, а именно: Списък на персонала, който ще изпълнява поръчката, и/или на членовете на ръководния състав, които ще отговарят за изпълнението, както и документи, които доказват професионална компетентност на лицата.
Когато участникът е обединение, което не е юридическо лице, съответствието с критериите за подбор, свързани с професионална компетентност и опит за изпълнение на поръчката, както и тези за регистрация, представяне на сертификат или друго условие, необходимо за изпълнение на поръчката, съгласно изискванията на нормативен или административен акт, се доказва от съответните членове на обединението съобразно разпределението на участието им в изпълнението на дейностите, предвидено в договора за създаване на обединението.
При участие на подизпълнители доказателствата за техническите възможности се представят и за тях, а изискванията към тях се прилагат съобразно вида и дела на тяхното участие.
Когато участникът е чуждестранно лице, документът се представя и в превод, ако е на чужд език.
Участниците могат да се позоват на капацитета на трети лица при условията на чл. 65, ал. 1-4 от ЗОП.

Допълнителна информация

Избраният изпълнител сам избира формата, под която да представи гаранция за изпълнение - парична сума, банкова гаранция или застраховка в полза на Възложителя, която обезпечава изпълнението чрез покритие на отговорността на изпълнителя. Гаранцията за изпълнение е в размер на 5 %(пет на сто) от стойността на договора без ДДС.